Datenschutzordnung

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Städtischen Blasorchester Tuttlingen e.V. (nachfolgend Verein genannt) nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

 

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum SBO erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO).  Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

  • Vor- und Zuname
  • Geschlecht
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
  • Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
  • Geburtsdatum,
  • ggf. Bankverbindung

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht. 

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung
Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Rottweil-Tuttlingen e.V. ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Kreisverband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Kreisverbandes.

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten:

  • Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
  • Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
  • Qualifikationen (z.B. D-Prüfungen)
  • Instrument
  • Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
  • Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände 

Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Rottweil-Tuttlingen e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten beifolgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln:

  • Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
  • Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
  • Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

 Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Pressearbeit
Der Verein informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift forte (DVO-Verlag) des BVBW über besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

E-Mail-Verteiler
Die aktiven Mitglieder werden per E-Mail-Verteiler über anstehende Termine und weitere wichtige vereinsinterne Mitteilungen informiert. Das Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorsitzenden die Teilnahme am E-Mail-Verteiler widersprechen und selbstständig seine Mitgliedschaft darin beenden.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens im E-Mail-Verteiler des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung im E-Mail-Verteiler.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Bilddateien
Auf der Homepage des Vereins und zu Zwecken der Eigenwerbung werden Bilddateien von Auftritten von Ensembles oder des Gesamtorchesters des Vereins veröffentlicht. Jedes Mitglied erklärt sich mit deren Veröffentlichung einverstanden. Einer Veröffentlichung kann das einzelne Mitglied gegenüber dem Vorstand nur widersprechen, wenn es alleine auf einem Foto zu sehen ist. Eine Löschung von Bilddaten auf denen ein Mitglied zu sehen ist, erfolgt nach dessen Vereinsaustritt generell nicht

Jugendliche Vereinsmitglieder
Personenbezogene Daten von Jugendlichen werden nur mit einer schriftlichen Einverständniserklärung der Eltern veröffentlicht.

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.

Die Beschwerde kann online unter:

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/

eingereicht werden.

 Die Datenschutzordnung des Städtischen Blaöorchester Tuttlingen e.V. wurde in der vorstehenden Fassung in der Vorstandssitzung am 19. Juni 2018 beschlossen.

Tuttlingen, 19. Juni 2018
gez. 
Bernd Häcker    Hans-Uwe Hilzinger
Vorsitzende